Education

Өмнөх бичлэгт албан цахим шуудан бичихдээ гарчигаа оновчтой тавьсанаар танд ямар ач тустай болохыг жишээ татан тайлбарласан.

Энэ удаагийн бичлэгээр Greetings буюу мэндчилгээний хэсгийн тухай ярилцацгаая.

Цахимаар шуудан харилцан солилцох нь өдөр тутмын энгийн харилцаанд орж байгаагаас бараг ялгаагүй болсон энэ үед яг энэ хэсгийг зөв бичих амаргүй болсон. Цахим шуудан илгээх, хүлээн авах нь ховор байх үед бол мэндчилгээний хэсэг бүрэн тогтсон хэв маягтай түүнийг нь мөрдөөд бичихэд л болчихдог байсан бол өнөөдрийн энэ хурдтай харилцаанд орсон үед мэндчилгээний хэсгийг яаж бичих нь ёстой л туршлага, ур ухаан мэдсэн асуудал болж байгаа.

Захидал бүр МЭНДЧИЛГЭЭ-ний хэсгээр эхэлнэ.

Dear, Hi, Hello гэх мэт нь маш энгийн гэвч өргөн хэрэглэгддэг мэндчилгээний үгнүүд юм.

Сайн байна уу? гэж эзэнгүй бие бичихийн оронд Сайн байна уу? Та, гэж бичих нь боловсон эелдэг мэндчилгээ болно.

Хэн нэгэнд анх удаа цахим шуудан илгээх гэж байгаа бол хамгийн албан хэлбэр буюу Dear Sir/Madam, Dear Gerelt Bat, Сайн байна уу? Та, Энэ өдрийн мэндийг хүргэн мэнлчилье гэх мэтээр бичиж болно.

Мэндчилгээний хэсэг мэйлээр харилцаж байгаа хүнтэйгээ хир тогтмол бичдэгээс хамааран өөрчлөгдөж болно. Мөн зөвхөн нэг хүнд бичиж байгаа юу? олон хүн зэрэг уншихаар мэйл бичиж байгаа юу? гэдгээс ч бас хамаарна.

Мэндчилгээний хэсгийг бодит харилцаан дээр хүмүүстэй хэрхэн мэндэлтэйгээ ижил түвшинд анхааран үзэж бичиж байх нь таны захидалыг тэр хүн хэрхэн хүлээж авахад багагүй нөлөөлнө.

Байнга харьцдаг маш ойр дотны хүндээ л мэндчилгээний хэсгийг орхин захидал руугаа орж болно. Бас нэг өдөрт олон шуудан солилцож байгаа үед, эсвэл хурдтайгаар ажиллаж байгааг илгээгч болоод хүлээж авч байгаа тал нь ойлгож байгаа үед мэндчилгээний хэсгийг орхиж болно.

Интернэтээс олж болох олон жишээнүүдийн заримыг дор оруулав.

Roman Makarenko, Business Email Greeting Examples for Different Situations

Indeed Editorial Team, 45 Different Email Greetings To Use at Work

Sarah Oakley, How to Start an Email: 30 Email Greetings With Examples

Үргэжлэл бий…

Өмнөх бичлэг

Өмнөх бичлэгт албан цахим шуудан бичихдээ гарчигаа хэрхэн зөв тавих тухайд ярилцаж эхэлсэн.

Гарчигийг мэргэжлийн хувьд хэрхэн зөв өгөх талаар өмнөх бичлэг тайлбарласан бол энэ удаад гарчигийг зохион байгуулалтай, зорилготой тавих нь эргээд цахим шуудангаар харьцаж байгаа бүх хүмүүст хэрхэн ач тустай байдаг тухай ярилцах болно.

Орчин цагийн хүмүүс ажлыг цахим шуудангаар хийх нь их болсон бөгөөд өөр хоорондоо хувийн зүйлсээ ч цахим шуудангаар өгч авалцах нь энгийн үзэгдэл болсон энэ үед цахим шуудангийн хайрцагаа эмх цэгцтэй байлгахад зөв оновчтой өгсөн ГАРЧИГ ихээхэн үүрэгтэй.

Албан хаягнаасаа хувь мэйл бичдэг бол тэрийгээ гарчигнаасаа шууд ялгарахаар бичиж байх нь хожмоо тэрхүү хувийн мэйлээ эргэж олоход хялбар болгоно.

Олон төсөл, ажил зэрэг явж байгаа үед цахим шуудандаа гарчиг өгөхдөө тухайн төслийн нэрийг бичиж ардаас нь зарим нэг тодотгол нэмэх байдлаар бичих нь илгээгч болоод хүлээж авч байгаа талд хэн хэнд нь тун ашигтай хувилбар болдог.

Жишээлбэл: Олон улсын хурал зохион байгуулах гэж байна гэж бодъё. Хурлыг зохион байгуулах комисст орсон олон хүмүүс өөр өөрсдийн үүргийг дагуу хоорондоо хэдэн зуун шуудан солилцох болно. Хэрэв гарчигаа нэгтгэхгүй бол эргээд хэрэгцээтэй захидалаа олох эсвэл яаралтай захиаг уншихгүй хариу ирэхгүй цаг алдах зэрэг сөрөл талууд гарч ирж болно. Тиймээс тухайн үйл ажиллагаатай холбоотой мэйлүүдийг ОУХ (Олон Улсын Хурал) гэж ерөнхийд нь гарчиглаж болно. Улмаар тухайн мэйл нь вэб сайттай холбоотой бол: ОУХ  – вэб сайт гэх мэтээр гарчигаа тодруулж болно.

Тэрчлэн мэйлийг хэн, хэнд хандаж бичиж байгаагаас хамаарч гарчигт ашиглах үг хэллэг ч чухал байдгийг санаж байх хэрэгтэй. Хүмүүний харилцаа, доороос дээш, дээрээс доош болон ижил түвшинд ялгаатай явагддаг. Энэ уур амьсгал цахим шууданд ч хадгалагдаж байдгийг санаж гарчигаа мэдрэмжтэй бичиж байгаарай.

Үргэжлэл бий…

Өмнөх бичлэг

Өмнөх бичлэгт албан цахим шуудан бичих тухай ярилцаж эхэлсэн билээ.

Энэ удаагийн бичлэгээр албан цахим шуудангийн эхний гол хэсэг болох ГАРЧИГийн тухай (Subject) авч үзэцгээе.

Цахим шуудангийн гарчигийг зөв тавьсан эсэхээс хамаарч таны бичсэн захидалыг хүлээн авагч хэзээ нээж унших, ер нь унших эсэх нь бараг л шууд хамаарч байдаг тийм чухал хэсэг юм. Ялангуяа шийдвэр гаргах түвшний эрх мэдэл бүхий хүн гарчигаас хамаарч зарим захидалыг шууд устгадаг эсвэл хэзээ ч нээж уншихгүй байх магадлалтай. Иймээс захидалынхаа гарчигийг зөв тавих нь таны захидалыг хүлээн авагч нэн даруй нээж уншихад эерэгээр нөлөөлөх болно.

Бид энд албан захидалын гарчигийг мэргэжлийн түвшинд бичих тухай ярилцаж байгааг анхаараарай. Мэдээж ямар ч зөвөлгөөний дагуу бичлээ гээд таны захидалыг хүлээн авагч шууд л хормын дараа уншина гэсэн бүрэн баталгаа хаа ч байхгүйг бас анхаарна уу. Гэхдээ энд байгаа зөвлөмжүүүдийг анхааран гарчиг өгсөнөөр таны захидал албаны хувьд мэргэжлийн харагдах, улмаар хүлээн авагч таны захидалыг унших магадлалыг нэмэгдүүлэх болно.

Зөвлөмжүүд:

• Гарчиг нь захидалын гол агуулгатай холбоотой байх
• Товч цөөн үгээр бичсэн байх, Гар утасны дэлгэц ойролцоогоор 30-н тэмдэгт, компьютерийн дэлгэц 60 орчим тэмдэгт харуулдагийг санаж байх
• Товч хэдий ч хүндэтгэсэн байдлаа хадгалах
• Ямар нэг зүйлийг ахин сануулсан захидал байсан ч хүндэтгэлийг мартаж болохгүй
• Элдэв уран сайхны халилгүй шулуун үг хэллэг ашиглах
• Гарчиг тэр чигтээ том үсгээр бичигдсэн байх ихэнхдээ дэмий байдаг
• Хэрэв яаралтай хариу авах шаардлагатай захиа бол мэргэжлийн шулуун гэхдээ боловсон анхааруулга ашиглах, “Action required” гэж бичих нь “Need your answer” гэхээс хамаагүй эелдэг уншигдана
• Хэрэв та захидалаа зөвхөн нэг хүнд биш давхар өөр хүмүүст тэр тусмаа bcc эсвэл cc ашиглах гэж байгаа бол гарчигаа ахин нягталж хянаж тэдгээр хүмүүст бас таарах өнгөөр бичих нь зүйтэй
• Спам захидалыг шүүдэг түлхүүр үгсийг аль болох ашиглахгүй бол сайн. Cash, Credit, Investment, Call, Debt зэрэг үгсүүд ихэнхидээ спамын шүүлтүүр дээр таны захидалыг гацаах магадлалтай

Албан цахим захидалын гарчигийг хэрхэн зөв сайн бичих тухай олон мэдээлэлийг төрөл бүрийн хэл дээр интернэтээс олж үзэж болно. Зарим нэгэн жишээг дор орууллаа.

Rachel Meltzer, Email Subject Lines: 18 Professional Examples

Jennifer Butler Keeton, 184 Best Email Subject Lines And Why They Work! (2025)

Skyler Evans and Miranda Paguet, Best email subject lines that work (with expert tips)

Үргэжлэл бий…

Өмнөх бичлэг

Цахим харилцааны олон төрлийн нэгэн чухал хэлбэр бол ЦАХИМ ШУУДАНгаар харилцах харилцаа юм.

Ялангуяа энэ харилцаа Ковидын үед ямар чухал болохоо батлан харуулсан бөгөөд одоо ч олон мянган хүний өдөр тутмын ажлын гол хэрэгсэл болсоор байна. Иймээс орчин цагийн хүний эзэмшвэл зохих зөөлөн чадваруудын нэг нь цахим шууданг мэргэжлийн түвшинд зөв сайн бичиж сурах, . . . → Read More: Цахим харилцаа (2) – Албан цахим шуудан бичих

Цахим гэдэг үг хэллэг бидэнд шинэ байсан үе саяхан билээ. Гэтэл одоо энэ үгийг эгээ л Монгол хэлний эх үгийн санд байсан мэт хялбар хэлж өргөн ашиглаж байна. Электрон сурах бичиг, электрон сургалт гэх зүйлсийг орчуулахдаа ЦАХИМ гэдэг үг хэллэг оруулж ирж байсан. Сүүлийн үед дикитал, тоон гэсэн үг хэллэг ч яригдах боллоо.

Цахим . . . → Read More: Цахим харилцаа (1)